Trois messages de rendez-vous par SMS ou e-mail : la confirmation, le rappel de la veille, et quoi envoyer quand le client est absent.
Un rendez-vous manqué, c'est une demi-journée perdue et souvent un trajet pour rien. La plupart ne sont pas des oublis de mauvaise foi : la date a été fixée trois semaines plus tôt, au téléphone, entre deux autres choses.
Deux messages suffisent à réduire nettement les absences : une confirmation écrite au moment de la prise de rendez-vous, puis un rappel la veille qui laisse une façon simple de décaler.
Le bon moment pour le rappel
La veille en fin d'après-midi pour un rendez-vous du matin, le matin même pour un rendez-vous en fin de journée. Un rappel envoyé trois jours avant s'oublie aussi vite que le rendez-vous lui-même.
Facturer un déplacement pour rien
Si vous comptez facturer un rendez-vous manqué, cela doit être écrit avant, dans le devis ou dans la confirmation. Annoncés après coup, des frais de déplacement coûtent presque toujours le client, et parfois un avis négatif.
Quand s'en servir : Tout de suite après l'appel. Elle fixe par écrit ce qui a été convenu, y compris ce que le client doit préparer.
Objet : Votre rendez-vous du [date]
Bonjour [prénom],
Je vous confirme notre rendez-vous le [jour et date] à [heure], au [adresse], pour [objet de l'intervention].
Pour que tout se passe au mieux : [ce qu'il faut préparer, par exemple : merci de dégager l'accès au tableau électrique].
En cas d'empêchement, prévenez-moi au [téléphone].
À bientôt,
[votre prénom]
Modèle 2 sur 3
Le rappel de la veille
Quand s'en servir : Par SMS, en fin d'après-midi la veille. Court, avec l'heure et une façon simple de décaler.
Bonjour [prénom], je vous rappelle notre rendez-vous demain [jour] à [heure] pour [objet]. En cas d'empêchement, répondez simplement à ce message. À demain, [votre prénom] ([votre entreprise])
Modèle 3 sur 3
Quand le client n'est pas là
Quand s'en servir : Envoyé sur place, avant de repartir. Il reste courtois, indique que vous êtes passé et propose une nouvelle date sans reproche.
Bonjour [prénom], je suis passé à [heure] au [adresse] pour notre rendez-vous, mais je n'ai trouvé personne. Je reste dans le secteur encore [durée]. Sinon, dites-moi quand vous êtes disponible et je vous propose un nouveau créneau. Bonne journée, [votre prénom]
Avec Standin
Et si vous n'aviez plus à les écrire
Standin lit les messages de vos clients pendant que vous travaillez, remplit leur fiche et prépare la réponse dans vos mots. Vous relisez, vous envoyez. Gratuit pour commencer, sans carte bancaire.