Trois messages gradués pour une facture impayée, du rappel courtois à la mise en demeure, avec les délais qui préservent la relation.
Une facture impayée n'est presque jamais un refus de payer. C'est une pièce égarée, un service comptable qui attend un bon de commande, ou une personne qui a oublié. C'est pour cela que le premier message doit rester léger : le ton dur, envoyé trop tôt, transforme un oubli en conflit.
La gradation compte donc plus que les mots. Un rappel, une relance, puis une mise en demeure, chacun à sa place, et vous récupérez la plupart des sommes sans jamais abîmer la relation.
Entre professionnels, la loi prévoit déjà des pénalités
Quand votre client est un professionnel, l'article L441-10 du code de commerce prévoit des pénalités de retard exigibles dès le jour suivant l'échéance, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, due pour chaque facture en retard et sans qu'aucun rappel ne soit nécessaire.
Ces mentions doivent figurer sur vos factures et vos conditions de vente. Les rappeler dans une mise en demeure a du poids ; les inventer n'en a aucun, et se retourne contre vous.
Avec un client PARTICULIER, ce régime ne s'applique pas : les pénalités doivent avoir été prévues au contrat. En cas de doute, faites vérifier votre situation avant d'écrire un montant.
Gardez une trace de tout
Les dates d'envoi, les accusés de réception, les réponses. Si l'affaire va jusqu'à une injonction de payer, c'est cette chronologie qui fait la différence, et elle se reconstitue très mal après coup.
C'est aussi la raison pour laquelle il vaut mieux relancer par écrit que par téléphone. Un appel se conteste, un mail non.
Quand s'en servir : Il part du principe que c'est un oubli, parce que c'est presque toujours le cas.
Objet : Facture [numéro] du [date]
Bonjour [prénom],
Un petit mot au sujet de la facture [numéro], d'un montant de [montant], échue le [date].
Sauf erreur de ma part elle est encore en attente. Si elle vous est passée entre les mains, je vous la remets en pièce jointe ; si le règlement est déjà parti, ne tenez pas compte de ce message.
Bonne journée,
[votre prénom]
Modèle 2 sur 3
La relance, trois semaines après
Quand s'en servir : Le ton se ferme un peu, et surtout on demande une DATE. Une relance sans date demandée obtient une réponse sans date.
Objet : Relance : facture [numéro], échue depuis [nombre] jours
Bonjour [prénom],
Je reviens vers vous concernant la facture [numéro] de [montant], échue depuis [nombre] jours et toujours en attente de règlement.
Pouvez-vous me confirmer une date de paiement ? S'il y a un point à régler sur la prestation ou sur la facture elle-même, dites-le-moi, on en parle.
Bonne journée,
[votre prénom]
[votre téléphone]
Modèle 3 sur 3
La mise en demeure
Quand s'en servir : En dernier recours, après deux relances restées sans réponse. À envoyer en recommandé avec accusé de réception : c'est ce qui lui donne sa valeur si l'affaire va plus loin.
Objet : Mise en demeure de payer, facture [numéro]
[Vos nom, adresse]
[Nom et adresse du destinataire]
[Lieu], le [date]
Objet : mise en demeure de payer
Lettre recommandée avec accusé de réception
Madame, Monsieur,
Malgré mes relances des [date 1] et [date 2], la facture [numéro] du [date], d'un montant de [montant] euros, échue le [date d'échéance], demeure impayée à ce jour.
Par la présente, je vous mets en demeure de procéder à son règlement sous quinze jours à compter de la réception de ce courrier.
À défaut, je me réserve le droit d'engager toute action utile au recouvrement de cette créance.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Signature]
Avec Standin
Et si vous n'aviez plus à les écrire
Standin lit les messages de vos clients pendant que vous travaillez, remplit leur fiche et prépare la réponse dans vos mots. Vous relisez, vous envoyez. Gratuit pour commencer, sans carte bancaire.